Elément de preuve d’une opération commerciale, la facture revêt une valeur juridique importante. En plus de matérialiser la transaction financière entre deux entités, elle constitue un justificatif comptable crucial et un support à l’exercice des droits à la TVA. Pas étonnant dans ce contexte que la facture réponde à certaines contraintes de contenu, régies par des textes de Loi et le code du commerce. En l’absence de service comptable, il n’est pas toujours facile pour un chef d’entreprise qui cumule déjà plusieurs casquettes de rédiger des factures conformes. Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture ? Comment éviter l’amende ? Voici la marche à suivre pour éditer des factures conformes.

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Facture : les mentions obligatoires

Depuis le décret du 7 juillet 2003 et selon l’article L441-9 du code de commerce, les mentions obligatoires qui doivent figurer sur les factures sont les suivantes :

• Le nom complet et l’adresse de l’émetteur et de son client. Depuis le 1er octobre 2019, les factures doivent porter l’adresse de facturation si elle est différente de celle du client, ainsi que le numéro de bon de commande le cas échéant.
• Le numéro de Siret
• Les numéros de TVA intracommunautaires
• Pour une livraison en France : le code fournisseur attribué par votre client
• Pour une livraison intracommunautaire : le numéro du vendeur et celui de l’acquéreur
• La date de délivrance de la facture (ou d’émission en cas de télétransmission)
• Un numéro de facture unique basé sur une séquence chronologique continue (à faire figurer sur chaque page si la facture en comporte plusieurs)
• Pour chacun des biens livrés ou des services rendus :
  • La quantité
  • La dénomination précise
  • Le prix unitaire hors taxes
  • Le taux de TVA légalement applicable
• Tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l’opération
• La date à laquelle est effectuée ou achevée la livraison de biens ou la prestation de services
• Le montant de la TVA à payer, et par taux d’imposition, le total HT et la TVA correspondante
• Les caractéristiques du moyen de transport
• L’information sur les délais de paiement, c’est à dire la date d’échéance et les conditions de paiement, ainsi que les conditions financières applicables pour les intérêts de retard. Depuis le 1er janvier 2013, la facture doit en effet mentionner le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement.

Pour rappel : la Loi de Modernisation de l’Economie plafonne à 45 jours, fin de mois, ou 60 jours nets, date d’émission de la facture, les délais de paiement légaux en France. Remplir cette condition est indispensable pour pouvoir mettre en œuvre, le cas échéant, la garantie liée à l’assurance-crédit.

Factures non conformes : que risque l’entreprise ?

Si elle ne respecte pas les règles d’édition des factures, édictées par le code du commerce, l’entreprise s’expose à une amende de 15 euros par mention manquante ou inexacte. Sachant que l’amende par facture est plafonnée au quart du montant de la dite facture.

En outre, l’entreprise risque une amende administrative de 75 000 euros pour une personne physique, et de 375 000 euros pour une personne morale. En cas de défaut de facturation, de factures de complaisance ou de factures fictives, cette amende peut être doublée.

Factures et affacturage : quelles spécificités ?

Si vous avez recours aux services d’une société d’affacturage, la facture adressée à vos clients doit inclure la mention de subrogation du factor. Il s’agit d’une nécessité absolue pour permettre leur financement. La facture originale doit être envoyée à vos clients et vous conservez une copie à l’attention de votre société d’affacturage.

Notez enfin que pour être libératoire, votre règlement doit être effectué directement à l’ordre de la société d’affacturage qui le recevra par voie de subrogation, dans le cadre du contrat d’affacturage. 

Dématérialisation des factures : ce que dit la Loi

Afin de lutter contre la fraude à la TVA, le projet de loi de finances 2020 prévoit de rendre progressivement obligatoire la facturation électronique interentreprises. Le secteur public a ouvert la voie et donné l’exemple en la matière, au travers de la plateforme Chorus Pro. Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises ont en effet pour obligation de transmettre leurs factures par voie électronique pour les marchés publics. A terme, la facture électronique devrait également supplanter la facture papier et l’envoi de PDF dans les échanges B2B. Cette généralisation de la facture électronique devrait se faire entre 2023 et 2025, selon des modalités qui restent à définir par décret.

Facture électronique : qu’est-ce que c’est ?

Pour être considérée comme « facture électronique », une facture doit avoir été créée, être envoyée, reçue et conservée sous forme électronique. Une facture papier imprimée, puis scannée, n’est donc pas considérée comme une facture électronique, mais seulement comme une facture dématérialisée ou numérisée. Par ailleurs, une facture transmise par voie électronique n’est valable que si sont garantis :

• L’authenticité de son origine (émetteur identifié)
• L’intégrité de son contenu (qui doit être non modifiable)
• La lisibilité du document

Au-delà de ces aspects, le contenu d’une facture électronique est identique à celui d’une facture papier et doit donc comporter les mêmes mentions obligatoires. Si la dématérialisation présente des avantages en termes de gain de temps non négligeables, notamment dans le processus d’affacturage, il convient donc d’apporter une attention toute particulière à l’édition de ses factures, en oubliant aucune mention obligatoire. En effet, en matière d’affacturage, le délai de financement dépend, entre autres, de la qualité des justificatifs contractuels fournis.

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