Savez-vous comment faire face aux retards ou à l’absence de paiement de vos factures de la part de vos clients ? Du recouvrement amiable aux actions judiciaires, découvrez les différentes solutions pour vous prémunir des factures impayées et maintenir votre trésorerie en toute situation !

Le recouvrement d’une créance est menacé quand l’échéance de paiement est largement dépassée et que vos relances successives n’aboutissent pas. Il vous faut alors trouver les solutions adaptées et efficaces pour recouvrer votre créance impayée.

En France, le respect du délai de paiement ne va pas de soi : d’après une étude publiée par le cabinet Altares le 30 mars 2022, les retards de paiement (au-delà des 60 jours autorisés par la loi) chez les PME atteignent 12,6 jours en 2021, contre 12,9 jours en 2020. Une légère amélioration pour les petites et moyennes entreprises, alors que les délais sont restés identiques pour les entreprises de 200 à 999 salariés, à 14,9 jours, et qu’ils se sont allongés pour celles de plus de 1 000 salariés, pour atteindre 17,4 jours en 2021, contre 17,1 jour en 2020. Quel que soit le secteur d’activité concerné, l’enjeu pour une entreprise est le même : comment faire en sorte de parvenir à se faire régler les factures impayées dans les meilleurs délais.

Factures impayées : quels impacts sur votre trésorerie ?

Toute facture impayée constitue un trou dans votre trésorerie : vous avez engagé des ressources (humaines ou matérielles) pour réaliser une prestation, mais n’avez pas été rémunéré dans le délai imparti pour le travail fourni ! L’impact d’une facture impayée peut être lourd pour votre bilan : outre les sommes déjà engagées pour honorer votre contrat avec votre client, vous allez devoir consacrer du temps et de l’énergie à effectuer des relances et tenter de récupérer votre dû. De fait, l’accumulation de factures impayées risque de mettre à mal votre trésorerie et de fragiliser la structure financière de votre entreprise.

De nombreuses sociétés proposent des logiciels de facturation permettant de faciliter la gestion des factures impayées. Leurs atouts ? Des fonctionnalités d’envoi de factures, de rappel de paiement et de calendrier de versement qui vous éviteront des heures à éplucher vos comptes et à maintenir votre trésorerie à flot.

Car pour une PME, la trésorerie est essentielle : elle constitue l’ensemble des liquidités disponibles pour faire face aux dépenses courantes, mais aussi aux imprévus.

Factures impayées : que dit la loi ?

Selon l’article L.441-6 du Code du Commerce, le délai maximum de paiement entre deux sociétés est de 30 jours à compter de la date réception des marchandises ou de la réalisation de la prestation. Toutefois, les deux parties peuvent s’entendre pour un délai de 60 jours au maximum, à compter de la date d’émission de la facture, ou de 45 jours « fin de mois », à savoir à compter de la fin du mois d’émission de la facture. Enfin, en cas de facture périodique, le délai entre les parties ne peut excéder 45 jours après la date d'émission de la facture.

Le contrat entre le vendeur et l’acheteur précise les délais et les modes de paiement, les conditions de paiement (acompte, versement partiel…) ainsi que les pénalités de retard de paiement. Si ce délai est dépassé, il est temps de mettre en œuvre la relance des factures impayées.

Délais de paiement dépassé : quelles pénalités pour des factures impayées ? Les pénalités de retard sont encadrées par l’article L 441-10 du Code du Commerce. Elles se composent des intérêts de retard et des indemnités complémentaires et sont dues dès le premier jour de retard après l’échéance de paiement indiquée sur votre facture.

La loi stipule que « sauf disposition contraire qui ne peut toutefois fixer un taux inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal, ce taux est égal au taux d'intérêt appliqué par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage. Dans ce cas, le taux applicable pendant le premier semestre de l'année concernée est le taux en vigueur au 1er janvier de l'année en question. Pour le second semestre de l'année concernée, il est le taux en vigueur au 1er juillet de l'année en question. Les pénalités de retard sont exigibles sans qu'un rappel soit nécessaire. Tout professionnel en situation de retard de paiement est de plein droit débiteur, à l'égard du créancier, d'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, dont le montant est fixé par décret. »

Le recouvrement des créances de A à Z

La procédure de recouvrement de créance impayée s’articule autour de deux étapes successives : une procédure amiable puis une procédure judiciaire.

« L’affacturage constitue une solution pour vous prémunir de vos factures impayées. L’intérêt du factor est de prendre en charge toute la phase de recouvrement de votre poste client, de la procédure amiable aux actions judiciaires ».

SEVERINE DUPIN, RESPONSABLE JURIDIQUE BIBBY FACTOR FRANCE

Quel délai de prescription pour une facture impayée ?

Attention à ne pas négliger de relancer des factures impayées ! Le délai de prescription est de 2 ans si le débiteur est un particulier, et de 5 ans s’il s’agit d’un professionnel. Si vous n’entamez pas de procédure au préalable, avant d’atteindre le délai de prescription, nous ne pourrez plus saisir de tribunal pour mener à bien une procédure de recouvrement ordinaire, telle que la procédure d’injonction de payer.

Étape 1 : la procédure de recouvrement amiable

La procédure de recouvrement amiable consiste, en premier lieu, à rappeler à votre débiteur qu’il doit vous payer. Cette étape de relance amiable peut s’effectuer par le biais d’appels téléphoniques, d’e-mails ou encore de courriers.

Pour être efficace, la procédure de relance amiable impose de respecter un timing rigoureux des relances :

• relance avant échéance,
• rappel d’échéance,
• avis d’impayé,
• dernière relance avant la mise en demeure.

N’hésitez pas à faire une relance avant la mise en demeure
La relance amiable, sous forme de courrier, est d’autant plus importante qu’elle permettra de maintenir de bonnes relations d’affaires si votre client honore ses impayés à réception de votre demande.

Elle permettra aussi de lui notifier la suite de la procédure, en précisant à votre client qu’à défaut de règlement au plus vite, une procédure de mise en demeure pourra être engagée, et même une procédure judiciaire s’il persiste à ne pas honorer ses impayés.

Etape 2 : la mise en demeure, une étape essentielle de la procédure de recouvrement

La mise en demeure est la deuxième étape du recouvrement à l’amiable. Elle notifie au débiteur un dernier délai octroyé avant d’éventuelles actions en justice. Par le biais de ce courrier envoyé en recommandé avec accusé de réception, vous exigez de votre débiteur le paiement de votre créance dans un délai de 8 jours si vous avez déjà effectué des relances préalables ou de 30 jours si ce n’est pas le cas.

La mise en demeure est une étape obligatoire de la procédure de recouvrement. Elle est indispensable pour faire valoir les intérêts de retard et engager une éventuelle procédure judiciaire en cas d’absence de réponse de votre débiteur. Notez que la mise en demeure doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires pour être valable.

« Cette procédure amiable est une étape très importante dans le recouvrement de vos factures. Elle permet de préserver votre relation commerciale avec votre client et de trouver avec lui une solution amiable pour éviter la procédure judiciaire. Et si elle ne fonctionne pas, elle constituera une preuve de votre bonne volonté en cas d’actions judiciaires ultérieures. »

SEVERINE DUPIN, RESPONSABLE JURIDIQUE BIBBY FACTOR FRANCE

Le saviez-vous ? L’affacturage vous permet de vous décharger de toute la procédure de recouvrement à l’amiable. Dans le cadre d’un contrat d’affacturage, le factor prend en charge l’ensemble du recouvrement des créances qui lui sont cédées ainsi que toutes les actions de suivi des créances et de relances jusqu’à la mise en demeure de vos débiteurs.

Dernière étape : la procédure de recouvrement judiciaire

Lorsque la procédure de recouvrement à l’amiable reste sans effet, différentes solutions s’offrent à vous. Votre choix dépendra du montant de la créance, de la situation juridique et financière de votre débiteur, et des éventuelles contestations soulevées par votre débiteur.

• La requête en injonction de payer est une procédure simple et peu coûteuse, parfaitement adaptée au recouvrement des petites créances. Elle se déroule en l’absence de votre débiteur, sans convocation au tribunal. Il vous suffit de remplir un formulaire sur le site d’Infogreffe, complété des pièces justificatives demandées. Le président du tribunal de commerce rendra sa décision sous forme d’une ordonnance. Si le paiement n’est pas réalisé et sans opposition de la part de votre débiteur dans le délai d’un mois après la signification de l’injonction de payer, vous aurez la possibilité de mettre en œuvre des saisies d’huissier.
• Le référé provision est une procédure rapide qui s’applique uniquement aux créances non contestables par votre débiteur. Vous devez donc être en mesure de prouver que votre client vous doit bien la somme dont vous voulez obtenir le paiement. Ce référé est souvent utilisé lorsque vous avez besoin d’agir rapidement et qu’il existe un risque d’appauvrissement de votre débiteur, le rendant incapable de rembourser sa dette. Concrètement, le référé provision permet de convoquer votre débiteur au tribunal dans un délai relativement court (1 mois environ). Une fois l’ordonnance de référé provision rendue, vous pourrez faire saisir les biens de votre débiteur par un huissier s’il persiste à ne pas honorer sa dette.
• L’assignation de paiement conduit à un « procès classique », et s’applique lorsque la créance est sérieusement contestable par votre débiteur. Elle est à privilégier uniquement lorsque le montant de la créance est suffisamment important pour couvrir les honoraires d’un avocat. En effet, cette procédure de droit commun implique des délais de procédure généralement plus longs et plus couteux. En pratique, elle est utilisée lorsque l’injonction de payer et le référé provision ne sont pas applicables. L’assignation est ainsi une procédure moins appropriée aux petites entreprises dont l’équilibre financier est fragile.

Affacturage : une solution efficace pour anticiper le risque de facture impayée

Le saviez-vous ? Dans de nombreux cas, seule une solution judiciaire vous permettra de récupérer tout ou une partie de la créance. Dans le cadre d’un contrat d’affacturage, le factor prend en charge le suivi rapproché des créances qui lui sont cédées, bien avant leur échéance. Cet accompagnement anticipé permet ainsi de limiter les risques de recours à une procédure judiciaire.

Céder vos créances à un factor, c’est vous prémunir contre le risque d’impayé. De par sa grande connaissance du recouvrement, le factor assure un suivi très rapproché des créances qui lui sont cédées bien avant qu’elles n’arrivent à leur terme. En restant toujours attentif à la qualité du débiteur, le factor vous garantit ainsi une bonne gestion de vos créances pour éviter les impayés.

L’affacturage vous permet de déléguer le suivi et recouvrement des factures cédées. Ainsi, le factor prend en charge la gestion des aspects administratifs et comptables de la relation client. Quant à vous, vous préservez votre relation commerciale avec vos clients pour vous concentrer sur le développement de votre entreprise !

Pour en savoir plus sur notre activité, nos solutions d'affacturage, et la meilleure façon de travailler ensemble, contactez-nous !